La gestione delle spese è sicuramente un aspetto molto importante per le aziende, a prescindere dalla loro grandezza e dal numero di dipendenti o collaboratori esterni. Non è un caso infatti che l’ottimizzazione della gestione delle spese aziendali sia uno degli aspetti fondamentali della trasformazione digitale, oggi di grande importanza per tutte le imprese che desiderano risultare al passo con i tempi che corrono e incidere positivamente sulla propria produttività.
La gestione inefficiente delle spese è per le aziende una delle principali cause di spreco di denaro. Giungere a un’ottimizzazione delle spese aziendali è possibile, è necessario però che le società siano disposte a modificare le loro tradizionali pratiche di gestione dei flussi di denaro e che siano pronte a investire sulla digital transformation.
Alcune aziende hanno ancora delle persone addette al controllo manuale delle spese effettuate dai dipendenti. I professionisti consegnano le ricevute che attestano le spese, queste vengono controllate una a una e, una volta verificato che tutto sia corretto, vengono rimborsate dall’azienda.
Questo sistema porta a un allungamento dei tempi di rimborso e complica la contabilità, introducendo un più alto rischio di commettere errori. Il controllo manuale rende inoltre più difficile gestire la contabilità generale, portando in alcuni casi a sottostimare l’impatto che le spese effettuate dai dipendenti hanno sul bilancio dell’azienda.
Digital trasformation
Al fine di migliorare la gestione delle spese, le aziende possono optare per l’utilizzo di una piattaforma digitale, attraverso la quale tenere sotto controllo tutte le transazioni, la somma di denaro ancora disponibile e il totale delle spese effettuate suddivise per categorie. Ai dipendenti possono essere consegnate delle carte di pagamento aziendali, in modo che ciascun professionista abbia la somma di denaro che gli spetta e che ci sia al tempo stesso una procedura più snella per il controllo delle spese.
Gli errori più comuni
- Scelta dei fornitori:
Se la tecnologia si dimostra un valido alleato, la scelta del fornitore a cui affidarsi diventa strategica. In un mercato altamente competitivo, con numerosi player e, di conseguenza, con un’offerta particolarmente vasta, orientarsi verso il partner più idoneo può essere destabilizzante. Il rischio è quello di scegliere sì un prodotto dotato di molte caratteristiche accessorie, ma che manca delle funzionalità essenziali di cui si ha bisogno;
- Non avere un pensiero comune con tutto lo staff:
Una volta identificati gli obiettivi, stabilite le metriche e selezionato il fornitore, bisogna essere sicuri che la tecnologia scelta soddisfi davvero le esigenze del proprio staff e soprattutto che i propri collaboratori siano al corrente delle decisioni intraprese;
- Non saper dosare l’automatizzazione:
Molte aziende hanno imparato a proprie spese che, all’inizio, alcuni problemi sono inevitabili quando si ha a che fare con una nuova tecnologia. Anche per il software più intuitivo che esista c’è sempre da considerare una curva di apprendimento e, dunque, che ci vuole tempo per abituarsi ai nuovi processi, specialmente in quegli ambienti di lavoro dove alcune abitudini sono fortemente radicate. Va bene pensare in grande e al futuro, ma è meglio cominciare in piccolo;
- Pensare che l’automatizzazione sia definitiva:
L’automazione dei processi finanziari è un percorso, non un punto di arrivo. Questo conferma quanto evidenziato precedentemente in termini di definizione degli obiettivi, azioni da intraprendere e inclusione dei collaboratori.
Conclusioni
In conclusione, la presentazione e la gestione delle spese aziendali sono attività impegnative sia per i responsabili amministrativi che per i dipendenti, che sottraggono loro tempo prezioso, senza garantire il pieno controllo e visibilità sulle spese aziendali. Un buon software di gestione delle spese consente, quindi, ai manager di impostare regole e limiti di spesa validi per determinate persone, dipartimenti e categorie merceologiche e di avere una migliore comprensione dello stato di salute finanziaria.
